Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform (Worklano) ist:

Ruwen Schwamm (Einzelunternehmen)

Ruwen Schwamm, Vor dem Bruche 16, 49163 Bohmte

E-Mail: info@worklano.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht erforderlich; Anfragen richten Sie bitte an die vorstehende Kontaktadresse.

2. Rollenverteilung (Verantwortlicher / Auftragsverarbeiter)

Worklano ist ein Software-Dienst (SaaS), mit dem registrierte Firmen ("Nutzer") Angebote, Verträge und Rechnungen für ihre eigenen Endkunden erstellen.

• Für die Konto- und Abrechnungsdaten der Nutzer ist der Betreiber von Worklano Verantwortlicher.

• Für die Endkundendaten, die ein Nutzer in Worklano eingibt (z. B. Name/Anschrift seiner Kunden in Angeboten und Rechnungen), ist der jeweilige Nutzer Verantwortlicher; Worklano verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag des Nutzers (siehe Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV).

3. Besuch der Website (Server-Logs)

Beim Aufruf unserer Website werden durch unseren Hosting-Dienstleister technisch notwendige Zugriffsdaten in Server-Logs verarbeitet (u. a. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Ressource, übertragene Datenmenge, Referrer, Browsertyp/-version, Betriebssystem). Dies dient der Auslieferung, Stabilität und Sicherheit der Seite.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, störungsfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es findet auf der Marketing-Website kein Tracking und keine personenbezogene Profilbildung statt.

4. Welche Daten wir im Konto verarbeiten

• Registrierungs-/Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, verschlüsselt gespeichertes Passwort, Firmenname.

• Nutzungsdaten: angelegte Angebote, Rechnungen, Kategorien, Leistungen, Branding-Einstellungen (Logo, Farben, Firmendaten).

• Abrechnungsdaten: Abo-Status, Vertragslaufzeit und Zahlungsabwicklung über unseren Zahlungsdienstleister (wir speichern keine vollständigen Zahlungs-/Kartendaten).

• Technische Daten: Server-Logs, IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs (Bereitstellung und Sicherheit).

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung und Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

• Abrechnung des Abonnements (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

• Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Verbesserung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. handels-/steuerrechtliche Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

6. Cookies

Worklano setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies (Anmelde-/Sitzungs-Cookie), die für den Betrieb des eingeloggten Bereichs erforderlich sind. Hierfür ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich.

Es werden keine Marketing- oder Tracking-Cookies eingesetzt. Sollte sich dies ändern, wird zuvor eine Einwilligung über ein Consent-Banner eingeholt.

7. Reichweitenmessung (Vercel Web Analytics)

Zur Messung der Reichweite unserer Website nutzen wir Vercel Web Analytics, einen cookielosen Analysedienst der Vercel Inc. (USA). Dabei werden aggregierte, anonyme Nutzungsstatistiken (z. B. Seitenaufrufe, Herkunftsland, verwendeter Gerätetyp) erhoben. Es werden keine Cookies gesetzt, keine geräteübergreifenden Kennungen gebildet und keine personenbezogenen Profile erstellt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datenschutzfreundlichen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Auftragsverarbeiter und Dienstleister

Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen — soweit erforderlich — Auftragsverarbeitungsverträge bestehen:

• Datenbank/Backend: Convex, Inc. (USA), mit Datenhaltung in der EU (Region eu-west-1). Zweck: Speicherung und Verarbeitung der Anwendungsdaten.

• Anwendungs-Hosting/Auslieferung: Vercel, Inc. (USA). Zweck: Betrieb und Auslieferung der Website/Anwendung sowie Server-Logs und Reichweitenmessung.

• Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) und Stripe, Inc. (USA). Zweck: Abwicklung der Abo-Zahlungen (nur bei kostenpflichtigem Abo). Stripe verarbeitet Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortlicher; wir speichern keine vollständigen Kartendaten.

• E-Mail-Versand: Resend, Inc. (USA). Zweck: Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Passwort-Zurücksetzen, Angebots-/Rechnungsversand im Auftrag des Nutzers).

• Beleg-Texterkennung (optionale Funktion): Google Ireland Ltd. (Irland) bzw. Google LLC (USA). Zweck: KI-gestützte Auslesung hochgeladener Belege im Ausgaben-Modul (Google Gemini). Eine Übermittlung findet ausschließlich statt, wenn der Nutzer aktiv einen Beleg scannt; hochgeladene Belege können personenbezogene Daten enthalten.

• Adress- und Entfernungsermittlung (optionale Funktion): OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich) sowie komoot GmbH (Deutschland). Zweck: Geokodierung und Routenberechnung (Nominatim, Photon, OSRM) für den Anfahrtsrechner. Eine Übermittlung der eingegebenen Adresse findet ausschließlich statt, wenn der Nutzer aktiv die Adressvervollständigung oder Entfernungsberechnung nutzt.

Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR (insbesondere in den USA) verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) sowie ergänzender Schutzmaßnahmen.

9. Speicherdauer

Kontodaten werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert und nach Kontolöschung entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Rechnungs- und steuerrelevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Fristen aufbewahrt (i. d. R. bis zu 10 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB). Daten aus einer abgelaufenen, nicht fortgeführten Testphase werden nach angemessener Frist gelöscht.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO).

Auskunft und Datenexport können Sie direkt in den Einstellungen Ihres Kontos anstoßen (Funktion "Meine Daten exportieren") bzw. Ihr Konto dort selbst löschen. Für weitere Anliegen: info@worklano.com.

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen (LfD Niedersachsen).